Hoe Verden zijn adviseurs met AI terugbrengt naar het gesprek

Een adviseur hangt op na een intakegesprek en een paar minuten erna staat het verslag er al.

Zo werkt het sinds kort bij Verden, een bureau dat professionals bemiddelt en detacheert. Achter dat gemak zit een AI-omgeving die Codehive volledig klaarzette voor Verden. Elke taak die eerst tijd wegvrat, van intakeverslag tot belvoorbereiding, staat er kant-en-klaar in. De adviseur plakt zijn input en krijgt output in de stijl van Verden.

De adviseur raakte halve dagen kwijt aan werk naast het werk

Het team van Verden draait op gesprekken. Intakes met kandidaten, gesprekken met opdrachtgevers, acquisitie aan de telefoon. Daar zit de waarde, en daar ging ook de meeste tijd verloren.

Een intake kostte 1 uur bellen en daarna 30 minuten uittypen, voordat er iets in het systeem stond. Wie een kandidaat naast een vacature legde voor een onderbouwd profiel, was al snel een halve dag verder. Een cv herschrijven naar een presentatie voor de opdrachtgever liep op tot 1 uur per kandidaat. Dat werk moest gebeuren, alleen kwam het steeds tussen de gesprekken door en ging het ten koste van het aantal plaatsingen dat een adviseur rondkreeg.

Merel Blom van Verden wilde daar vanaf. Geen vage workshop over de mogelijkheden van AI. Over een paar weken moest er iets staan waar de adviseurs direct mee konden werken.

Codehive begon bij de werkweek, niet bij de tool

De meeste AI-trajecten stranden omdat er te snel gebouwd wordt op aannames over hoe mensen hun werk doen. Codehive begon daarom eerst met begrijpen.

Een engineer kwam een dagdeel op kantoor en liep per adviseur de werkweek door. Hoe ziet een sourcingronde eruit, wat kost een intake aan tijd, waar lekt er tijd weg. Uit die gesprekken rolde een inrichtingsplan dat Verden eerst aftikte. Pas daarna bouwde Codehive de omgeving. Bij de afsluitende workshop stond alles klaar, inclusief een rondleiding langs elke use case, zodat het team dezelfde dag kon beginnen.

De aanpak in 4 stappen

 1. Uitvraag   →  een dagdeel op kantoor, per adviseur de werkweek doorgelopen
 2. Plan       →  een inrichtingsplan dat Verden eerst aftikte
 3. Bouwen     →  een engineer richtte de AI-omgeving in
 4. Workshop   →  rondleiding langs de cases, team startte dezelfde dag


Een AI-omgeving die per taak klaarstaat

Elke taak werd een eigen project, met de juiste instructies, sterke voorbeelden en de Verden-huisstijl erin. De adviseur kiest het project, plakt zijn input en checkt de output.

Voor werving genereert de omgeving vacatureteksten op huisstijl, klaar voor Indeed en de eigen site, plus outreach-berichten voor RecruitRobin en LinkedIn in de stijl van Verden en zonder AI-tekens. Bij de intake neemt Fireflies het gesprek op en zet het om in een transcriptie. Daaruit haalt Claude de verplichte velden en interne notities in een vast format, direct te plakken in RecruitNow. In de acquisitie levert de omgeving belvoorbereiding met inhaakpunten uit LinkedIn, verrijkte gesprekslogs met context in plaats van een kale notitie, opvolgmails met een relevant nieuwsartikel als haak, en een filter dat de likers van een Verden-post terugbrengt tot de interessantste profielen. Een trainingsproject legt kandidaat- en acquisitiegesprekken naast de Verden-criteria en geeft verbeterpunten, te controleren door de trainer zelf.

De tools op een rij

De omgeving leunt op de tools die de adviseurs al gebruiken.

Claude is het AI-platform waarop elk project draait. RecruitNow is het recruitmentsysteem waarin kandidaten en opdrachten worden bijgehouden. RecruitRobin is de sourcingtool om kandidaten te vinden en te benaderen. Fireflies neemt de intakes en acquisitiegesprekken op en levert er een bruikbare transcriptie van, direct te gebruiken in Claude. De vacatures en berichten landen uiteindelijk op Indeed en LinkedIn.

Waar een directe koppeling ontbreekt, hield Codehive het bewust simpel. RecruitNow gaat via kopiëren en plakken, en dat werkt prima. Bulk-mailing en extra koppelingen staan gepland voor een volgende stap, nadat de eerste projecten hun waarde in de praktijk bewijzen.

Wat het oplevert

Het effect zit in wat er op het scherm van de adviseur verschijnt. Een intakeverslag dat eerst 30 minuten uittypen kostte, is nu een kwestie van minuten. Sourcingwerk van een halve dag is teruggebracht tot een handvol handelingen. Een kandidaatpresentatie van 1 uur kan in een fractie daarvan.

Bij elkaar opgeteld levert dat ruimte op voor meer plaatsingen per adviseur per maand, zonder dat er mensen bij hoeven. De adviseurs houden tijd over voor het deel waar ze goed in zijn en waar de omzet zit: het gesprek zelf.

"We wilden geen experiment. We wilden iets waar het team maandag mee aan de slag kon. Codehive begon met luisteren naar hoe wij echt werken en bouwde daaromheen. Nu staat er voor elke taak een project klaar en zijn onze adviseurs een stuk minder tijd kwijt aan het werk naast het werk." - Merel Blom operationeel manager bij Verden

Verden laat zien waar de waarde van AI in recruitment zit. Die zit in een omgeving die precies weet hoe jouw adviseurs werken en het werk naast het werk uit handen neemt, niet in een tool die je er los bij krijgt.

‍